Onko juuri oikeaa tilamäärää olemassakaan?

Mikä vaikuttaa tulevaisuuden sairaaloissa tarvittavaan tila- ja paikkamäärään?

Paikkamäärällä tarkoitetaan vaikkapa päivystysalueella potilasvolyymien ja -prosessien mukaista tarkkailupaikkojen määrää tai vuodeosastolla sairassijojen määrää. Tilamäärällä tarkoitetaan puolestaan oikeaa määrää leikkaussaleja tai muita ammattilaisten tarvitsemia suoran potilastyön toteuttamiselle tarvitsemia vastaanottohuoneita ja työskentelytiloja.

Yleensä suunnittelu alkaa sillä, että käyttäjäryhmät ilmoittavat toimintojensa tarpeiden mukaiset tilamäärät tulevaan uudisrakennuskohteeseen. Tilamäärät sisältävät väistämättä paljon päällekkäisiä tiloja eri toimintojen välillä ja tilaohjelma on usein luotu nykyisten toimintamallien mukaisesti. Siksi olisikin perusteltua lähteä ensin kartoittamaan uusia toimintamalleja, vasta sen jälkeen määritellä tulevaisuuden asiakaskysynnän ja tulevaisuuden toiminnan mukaisesti tulevaisuuden tilamäärä.

Tässä kohtaa voidaan törmätä siihen, että tarvittava määrä vastaanottohuoneita ei välttämättä ole toivottu määrä, ja tällöin uuden toimintamallin merkitys korostuu. Myös perustelut sille, miksi prosesseja uudistetaan uuden toimintamallin mukaisesti, tulisi hankkeen johdon viestiä selkeästi eteenpäin. Tässä vaiheessa muutosjohtamisella on suuri rooli.

Perusteluita voivat olla: tilojen tiiviimpi yhteiskäyttö eri ammattilaisten ja erikoisalojen kesken, tilojen nykyisellään ollessa vajaakäytöllä, yhden hengen potilashuoneet potilaan hoidon edistämiseksi, työprosessien uudelleen tarkastelu ja päällekkäisen työn karsiminen, jotta ammattilaisten työaikaa vapautuu tarkoituksen mukaisempaan työhön tai erilaiset tiimimallit moniammatillisen yhteistyön tiivistämiseksi.

Ei kopioimista vaan sovittamista!

Suomessakin on tällä hetkellä tunnistettavissa sairaalarakentamisen megatrendejä, jotka ovat lähtöisin suurista maineikkaista sairaaloista. Tässä vaiheessa olisi kuitenkin hyvä muistaa, että mikä toimii Tanskassa tai USA:ssa ei välttämättä toimi Suomessa kaikkialla. Esimerkkinä yhteiskäyttöiset vastaanottotilat ja monitilatoimistot. Tämä konsepti on alun perin tarkoitettu suurille asiakasvirroille ja sellaisille toisiaan muistuttaville työtehtäville, jota voidaan ajatella tehtävän enemmänkin ”linjamaisesti”. Tai tilaryhmiä jaetaan pienempiin blokkeihin tiimimallin mukaisesti, joissa tilat ovat yhteiskäyttöisiä. Tärkeätä on siis ymmärtää omat tarpeet ja palveluiden kysyntäennusteet ja lähteä soveltamaan konseptia omien rajoitteiden mukaisesti. Suora kopiointi nimittäin harvoin toimii ja tämä pätee myös prosessia tukevien tietojärjestelmien hankintaan.

Mitä tulee huomioida, kun määritetään yhteiskäyttöisille vastaanottotiloille oikea tilamäärä?

Tässä kohtaa on syytä paneutua syvemmälle tilojen käytön periaatteisiin ja avata toimintamallit. Tilamäärään vaikuttaa se, miten tilojen käyttöä eri ammattiryhmien välillä suunnitellaan ja miten tiheästi sallitaan tilojen vaihtaminen päivän aikana.

Loppujen lopuksi tilakäytön näkökulmasta tehokkuutta lisää jo se, että vastaanottohuone on yhdelle ammattilaiselle varattu koko työvuoron ajan, mutta seuravan työvuoron tai seuraavan päivän ajan siellä voi toimia toinenkin henkilö – luovutaan siis omista työhuoneista, mutta ei vaihdeta työhuonetta päivän aikana. Tällä tyylillä vastaanottohuoneen käyttöaste jää pahimmillaan vielä alhaiseksi.

Vaihtoehtona on rytmittää työntekijän työvuoroa vastaanotoilla ja muulla työllä, ja siirtyä päivän aikana eri tilaryhmien välillä. Mutta onko tämä työntekijän näkökulmasta tehokasta, vaikka vastaanottohuoneen käyttöaste nousisikin?

Viimeinen vaihtoehto on käyttää vastaanottohuoneita ilman mitään työn rytmittämistä vain suoraan potilastyöhön ja muuhun työhön on taustatyötilat. Tämä malli vaatii paljon ennakkosuunnittelua myös vastaanottotilojen suhteen ja vaatii tilavarauksen tekemisen heti potilaan ajanvarauksen yhteydessä. Haittana on, että ammattilaisille ei tule työpäivään minkäänlaista rytmiä (potilaathan saattavat haluta tulla ripottaen pitkin päivää eivätkä kaikki peräkkäin) ja siirtymiä tilaryhmien välillä tulee useasti, mutta vastaanottohuoneen käyttöaste on hyvä.

Millä kriteereillä oikea tilamäärä määritetään?

On hyvä muistaa, ettei käyttöaste kerro kaikkea ja tilamitoituksessa käyttöaste ei saisi olla liian korkea. Huoneiden käytössä tulee olla joustovara esimerkiksi vastaanottoaikojen venyessä. Toimintamallien lisäksi oikean tilamäärän laskennassa on myös huomioitava käytössä oleva henkilöstökapasiteetti ja potilastyöhön käytössä oleva aika, ajatukset vastaanottoaikojen laajentamisesta tulevaisuudessa, kerrosjako ja käyntien kestot sekä kestojen vaihtelut vastaanottotapahtuman tyypin suhteen, ammattilaisen kokemuksen suhteen sekä potilaan suhteen. Koska tämä ei ole enää yksinkertainen yhtälö, kannattaa oikea tilamäärä simuloida, jolloin voidaan myös testailla eri toimintamallien vaikutuksia tarvittavaan tilamäärään.

Lopuksi tarvittavaan tilamäärään kuitenkin vaikuttavat muutkin tekijät kuten käytössä oleva budjetti, kaupunkisuunnittelu ja kaavamääräykset sekä poliittiset päätökset. Tarve voi olla leikata ja kutistaa toiminnalle määriteltyä tarvittavaa tilamäärää ja tällöin onkin erityisen tärkeätä tarkistaa, miten se vaikuttaa toimintamallin toteutukseen tai miten toimintaa pitää entisestään tehostaa.

Rashmi Karoliina Werning
Lead Consultant, Healthcare
+358 50 32 77 963