Essote investoi tulevaisuuden SOTE-toimintamalliin

Miten Essote saavutti merkittävät hyödyt palvelutuotannonsuunnittelusta ja -ohjauksesta

Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän (Essote) ESPER-reformi on vuosina 2014–2022 toteutettava massiivinen uudistamishanke. Hankkeen aikana luodaan uudisrakentamisen ja nykyisten tilojen saneeraamisen kautta tilat tulevaisuuden SOTE-toimintamallille, jossa erikoissairaanhoito, perusterveydenhuolto ja sosiaalipalvelut yhdistyvät saumattomaksi kokonaisuudeksi saman organisaation alle.

Essote otti käyttöön Delfoi Planner SOTE – Sosiaali- ja Terveydenhuollon palveluntuotannonsuunnittelu ja -ohjausjärjestelmän keskeisenä osana ESPER-hanketta ja tulevaisuuden tehokkaampaa toimintamallia. Moderni järjestelmä takaa, että asetettuihin tavoitteisiin päästään. Onnistunut käyttöönottoprojekti on herättänyt paljon mielenkiintoa SOTE päättäjien keskuudessa. Pirjo Syväoja Essotesta yhdessä Delfoin Tomi Nurmen kanssa esittelivät ratkaisua ja onnistunutta toimitusprojektia ensimmäistä kertaa julkisesti Profession Digisote seminaarissa joulukuussa 2020. Keskeisimmät kokemukset projektista on koottu alla olevaan tekstiin seminaaripuheenvuoron pohjalta.

Tulevaisuuden SOTE-toimintamalli vaatii modernit järjestelmät

Vaikka ESPER-hankkeelle on asetettu kovia taloudellisia ja tuottavuuteen liittyviä tavoitteita, on paremman asiakaskokemuksen tarjoaminen sekin keskiössä. Asiakkaiden ja potilaiden näkökulmasta uusi toimintamalli tarkoittaa parempaa palvelua ja sujuvampia hoitopolkuja. Muutoksilla tavoitellaan myös modernia, viihtyisää ja hyvinvointia edistävää ympäristöä asiakkaille, potilaille ja henkilökunnalle.

”Oli selvää, ettei tälle 140 miljoonan euron rakentamisinvestoinnille asetettua 10 %:n tuottavuusvaadetta voi saavuttaa ilman, että hyödynnetään uutta teknologiaa ja automaatiota. Vaikka tilatarve sinänsä väheni 25 % integroitujen toimintojen takia, käytännössä tavoitteiden saavuttaminen merkitsi panostamista moderneihin tietojärjestelmiin”, kertoo Essoten kehitysjohtaja Pirjo Syväoja.*

Kumppanilta vaadittiin asiantuntemusta ja näyttöjä tuloksista

Essote halusi löytää kumppanin, joka ymmärtää sosiaali- ja terveyspalvelujen toiminnanohjauksen lainalaisuuksia ja logiikkaa. Kumppanin pitäisi myös pystyä tarjoamaan modernit ja helppokäyttöiset työkalut, joilla arjen palvelutuotannonsuunnittelua ja -ohjausta voisi koko organisaatiossa toteuttaa.

Aikaisemmat hyvät kokemukset Delfoin kanssa toteutetuista simulaatioprojekteista, positiivinen palaute ja näytöt Delfoin muissa SOTE-hankkeissa vakuuttivat, että Delfoi olisi paras kumppani uuden toimintamallin toteuttamiseen näin isossa mittakaavassa.

”Tilojen osalta Delfoi Planner SOTEn käyttöönotto koskee n. 400 vastaanottohuonetta ja n. ½ miljoonaa vuosittaista avopalvelukäyntiä. Määritimme, että kaikki vastaanottohuoneet ovat yhteiskäyttöisiä ja että kuormitusastetavoite on 62,5 %”, kertoo kehitysjohtaja Pirjo Syväoja. ”Toki alussa oli jonkin verran huolta siitä, että riittävätkö työtilat, kun ei ollut enää omia työhuoneita. Onneksi olimme Delfoin kanssa tehneet useammankin simulaation tähän liittyen ja niiden tulosten perusteella vakuutuimme järjestelmän toimivuudesta ja tilojen riittävyydestä tulevaisuudenkin tarpeita ajatellen. Vierailu Delfoin referenssikohteessa ja hyvät tulokset siellä vakuuttivat lopullisesti koko organisaatiomme.”, jatkaa Syväoja.*

Moderni järjestelmä korvasi manuaalisen ja hajautuneen toimintamallin

Lähtötilanteessa Essotessa toiminnan suunnittelu oli pirstoutunut erikoisalakohtaisesti ja lääkäreillä ja hoitajilla oli omat suunnitteluprosessinsa. Tästä syystä johdon oli vaikea ohjata operatiivista toimintaa. Suunnittelussa käytetyt työkalut olivat manuaalisia, käytännössä lukuisa määrä erilaisia Excel-tiedostoja. Suunnittelun läpinäkyvyys oli heikko ja manuaalinen suunnitteluprosessi tuotti paljon hukkaa. Suunnittelu ennen järjestelmän käyttöönottoa voisi kuvata reaktiiviseksi, erilaisiin lyhyen aikavälin ongelmiin ja erilaisiin työvuorotoiveisiin reagoimiseksi. Suunnittelua oli tarve muuttaa niin, että sillä pyritään tehokkaasti vastaamaan palveluiden kysyntäennusteeseen.

”Tarvitsimme palvelutuotannonsuunnitteluun läpinäkyvyyttä lisäävän työkalun, joka yhdistää Essoten avopalvelujen operatiivisen suunnittelun ja johdon asettamat tavoitteet. Halusimme tehostaa ja selkeyttää suunnitteluprosessia sekä siirtyä kohti ennakoivampaa toimintaa asiakastarpeen mukaisesti ”, kertoo Essoten kehitysjohtaja Pirjo Syväoja.*

”Delfoi Planner SOTE -palveluntuotannonsuunnitteluprosessi lähtee liikkeelle Essoten vuosisuunnitelmasta, jonka pohjalta asetetaan tavoitteet. Järjestelmä on integroitu muihin Essoten suunnittelu- ja ohjausjärjestelmiin. Palveluntuotannonsuunnittelussa huomioidaan mm. huonevaraukset, työtehtävät, henkilösijoitukset ja työparit. Uusi toimintamalli on entistä virtaviivaisempi ja tyypillisesti viisi kertaa nopeampi”, kertoo projektipäällikkö Tomi Nurmi, joka Delfoilla vastasi hankkeen toteutuksesta.

Hyvä muutosjohtaminen tasoittaa tietä tulevaisuudelle

Ison muutoshankkeen läpivienti vaatii onnistuakseen suunnitelmallisuutta, johdonmukaisuutta, hallittua toimeenpanoa ja jatkuvaa seurantaa. Hyvä muutosjohtaminen on tasoittanut tietä tulevaisuuden SOTE-toimintamallin käyttöönotolle. Mitkä ovat olleet hankkeen keskeiset opit?

”Kyseessä ei ole ainoastaan tietojärjestelmän käyttöönotto vaan suuri toimintamallin muutos. Omista työhuoneista ja omista Exceleistä luopuminen ei ole ollut helppoa. Tärkeää on ollut toteuttaa käyttöönotto vaiheittain sekä jatkuvasti viestiä ison kuvan merkityksestä. Hankkeen omistajuuden selkeä määrittäminen ja johdon sitoutuminen ovat olleet välttämättömiä”, summaa Essoten kehitysjohtaja Pirjo Syväoja.*

*Pirjo Syväojan lainaukset perustuvat hänen Profession Digisote -seminaarissa pitämään puheenvuoroon.