Toiminnansuunnittelulla ja -ohjauksella hyöty irti tulevaisuuden sairaalan resursseista

Miten onnistua tilojen, henkilöstön ja potilasvolyymien yhteensovittamisessa? Tämä on noussut kriittiseksi kysymykseksi sekä johdolle että henkilöstölle siirryttäessä uusiin toimintamalleihin ja esimerkiksi yhteiskäyttöisiin vastaanottotiloihin.

Toiminnansuunnittelun nykytila


Nykyisin ylilääkärit, osastonhoitajat ja osastonsihteerit käyttävät huomattavasti aikaa tilojen käytön ja henkilöstön sijoittelun suunnitteluun. Suunnitteluun tuovat oman lisämausteensa muuttuvat potilasvolyymit. Tätä toiminnansuunnittelua on ”ratkottu” perinteisesti Word- ja Excel-tiedostoilla tai Outlook-kalenterilla, koska parempaakaan järjestelmää ei ole. Esimerkiksi yhden terveyskeskuksen lääkärien toiminnansuunnitteluun voidaan käyttää jopa 10 eri tiedostoa, ja siirtely tiedostosta toiseen tapahtuu manuaalisesti. Päivittäminen on työlästä eikä suunnitelmien ajantasaisuudesta ole varmuutta. Tiedostoja ei myöskään voida muokata samanaikaisesti useamman henkilön toimesta. Tämän jälkeen suunnitelma on siirrettävä operatiivisiin tietojärjestelmiin manuaalisesti. Työtehtävien, henkilöstön ja tilojen yhteensovittamisen ei toimi, koska läpinäkyvyys käytettävissä olevista resursseista ja odotettavissa olevista työtehtävistä ei ole kunnossa. Tiedostopohjaiset työkalut ovat alkeellisia verrattaessa esimerkiksi valmistavan teollisuuden APS-järjestelmiin (Advanced Planning and Scheduling).


Olemme Delfoilla vuosien saatossa havainneet, että vastaanottotilojen käyttö potilastyöhön on keskimäärin 30−40 % tasolla, vaikka 75 % tasokin olisi paremmalla suunnittelulla mahdollinen. Usein tiloja on käytössä niin reilusti, että suunnitelman laatuun ei ole tarvinnut kiinnittää paljoakaan huomioita. Tilainvestointien yhteydessä käyttöasteeseen kuitenkin kiinnitetään enemmän huomioita, ja samalla on lisääntynyt riski siitä, että tilat muodostuvat rajoitteeksi toiminnalle. Näin ei kuitenkaan ikinä saisi olla!

Läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta suunnitteluun


Lähdimme Delfoilla ratkomaan näitä satojen terveydenhuollon projektien aikana havaitsemiamme puutteita ja uusien toimintamallien tuomia haasteita. Kehitystyössä mukana olivat tiiviisti varsinkin Järvenpään JUSTin toiminnansuunnittelusta ja -ohjauksesta vastaavat sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset. Päädyimme Delfoi Planner -ratkaisuun, joka tarjoaa helppokäyttöisen ja läpinäkyvän selainpohjaisen työkalun suunnittelijoiden avuksi. Suunnittelussa huomioidaan eri vaiheet aina ennusteiden luonnista päivittäisten tehtävien ja resurssien käytön suunnitteluun. 


Suunnitteluympäristö on käyttäjän muokattavissa, jolloin muutosten tekeminen on helppoa. Integraatioilla poistetaan turhat manuaaliset tiedonsiirron työvaiheet. Esimerkiksi ovenpieli- ja infonäyttöjen sekä ajanvarausjärjestelmien integroinnit vähentävät huomattavasti työtaakkaa. Lisäksi työntekijöille mobiilisti nähtävissä olevat työlistat nopeuttavat suunnitelman päivittäistä kommunikointia. 


Mikäli ajatuksemme resurssien paremmasta hyödyntämisestä ja suunnitteluun kuluvan työtaakan keventämisestä kiinnostaa, niin tule kuulemaan puheenvuoromme Tulevaisuuden sairaala 2017 -seminaariin (Hotelli Clarion, Helsinki, 16.3. klo 13:30).

Tai käy tutustumassa verkkosivuillamme: Delfoi Planner tuotannonsuunitelu ohjelmisto 

Vesa Paju & Tomi Nurmi, 28.2.2017