Prosessien kuvaaminen

Prosesseiksi kutsutaan työvaiheita tai työvaiheketjuja, jotka toistuvat samankaltaisina kerta toisensa jälkeen. Tietyt prosessit ovat helpommin tunnistettavissa kuin toiset, mutta voidaan sanoa, että kaikesta tuotannollisesta toiminnasta löytyy eritasoisia prosesseja, niin myös terveydenhuollosta. Prosessien kuvaaminen linkittyy vahvasti toiminnan ymmärtämiseen. Toiminnan ymmärtäminen puolestaan on edellytys toiminnan kehittämiseen. 


Delfoi tarjoaa terveydenhuollon organisaatiolle prosessinkuvauspalvelua tukemaan toiminnan ymmärtämistä ja kehittämistä. Prosessit kuvataan JHS152-kuvausstandardin mukaisesti sekä nykytilasta että tavoitetilasta. Tyypillisesti prosessit kuvataan standardin tasolle 3 (Prosessin kulku) saakka. Prosessit tulee kuvata riittävän tarkalle tasolle, jotta niitä voidaan hyödyntää käytännön kehittämistyön tukena. 

lean.jpg

Kuva. Prosessikuvausprojektin tyypilliset vaiheet.


Prosessikuvausprojektin aloituspalaverissa asiakkaan suunnitteluryhmän kanssa sovitaan projektin rajauksista, kuten kuvattavista prosesseista. Projektin kesto riippuu kuvattavien prosessien määrästä, mutta on tyypillisesti 1.5 ─ 3 kuukautta. 


Projektin aikana järjestetään kaksi työpajakierrosta. Ensimmäisellä kierroksella keskitytään nykytilan prosessien kuvaamiseen ja alustavien kehitysajatusten listaamiseen. Työpajassa Delfoin konsultit johdattelevat keskustelua. Samanaikaisesti, kun asiakkaan asiantuntijat kertoivat omasta hoitoprosessistaan (miten potilas saa hoitoa, mitä työvaiheita potilaan hoitoon liittyy, miten eri potilaiden prosessit eroavat toisistaan), Delfoi dokumentoi valkokankaalle prosessit reaaliajassa vuokaavioiksi. Menetelmä mahdollistaa sen, että työpajaan osallistuvat henkilöt voivat heti kommentoida dokumentoitua prosessia ja korjaamaan mahdolliset virheymmärrykset. Ensimmäisen kierroksen työpajat ovat kestoltaan tyypillisesti 1-4 tuntia.


Toisella työpajakierroksella keskitytään tulevaisuuden prosessiin. Pohjalle otetaan jo dokumentoitu nykytila ja keskustellen tavoitteena on löytää prosessinkehityskohteita, joilla tuottavuutta voitaisiin lisätä ja potilaille tarjota nykyistäkin laadukkaampaa hoitoa. Riippuen siitä, kuinka selkeä tulevaisuuden visio kullakin toiminnolla on, toisen työpajakierroksen tarkkuustaso saattaa erota toiminnoittain. Osassa saatetaan hahmotella karkeammalla tasolla, minkälaisiin kokonaisuuksiin toiminta tulevaisuudessa tulisi järjestää, osassa saatetaan päästä ensimmäistä työpajakierrosta vastaavalle, varsin tarkalle tasolle. 


Tulevaisuuden prosessien kuvaamiseen liittyy olennaisesti prosessinmuutostarpeiden eli kehityskohteiden tunnistaminen. Toisen työpajakierroksen yhteydessä pyritään arvioimaan myös muutoksen suuruutta euromääräisesti sekä luokittelemaan kehityspotentiaalia sen mukaan, mikä liittyy vain vallitseviin toimintatapoihin, ja mitkä kehitysideoista tarvitsevat toteutuakseen uusia tiloja tai uutta teknologiaa.


Nykytilan ja tulevaisuuden tavoitetilan prosessit kuvataan hierarkiseen tietokantaan (esim. MS Access), jota asiakkaan oma henkilöstö päivittää prosessinkehityksen edetessä, sitä mukaa kun suunnitelmat kunkin toiminnon prosessista ja mahdollisista uusista tiloista tarkentuvat. Visuaalisten prosessikuvausten rinnalle tietokantaan koostetaan prosessia vastaava potilasvolyymi sekä tietoa kustannuksista ja kehityskohteista. Prosessikuvauksia ei tehdä staattisiksi tilannekuviksi pöytälaatikkoon, vaan työskentelyn tueksi helpottamaan prosessimuutosten käytäntöönpanoa.


Otollinen aika kuvata prosesseja on ennen suurempia toiminnallisia muutoksia, kuten suunniteltaessa uutta tilaratkaisua, organisaatiota tai suurempaa teknologista muutosta. Prosessikuvauksista saadaan lähtötietoja ja käyttökohteiden määrittelyjä esimerkiksi tuleviin ICT-hankintoihin sekä tukipalveluiden tehokkaampaan hyödyntämiseen. Prosessikuvaukset ovat hyvä työkalu myös jatkuvaan ja systemaattiseen toiminnan kehittämiseen ja tuottavuuden parantamiseen. Standardimuotoisten prosessikuvausten avulla voidaan helposti viestiä eri taholle (päättäjät, suunnittelijat, yhteistyökumppanit) toiminnan sisällöstä ja perustella myös tarpeet muutoksille.


Prosessienkuvausprojektista on eniten hyötyä, kun:

  • on tarve kuvata nopeasti suuri määrä eri prosesseja
  • tarvitaan ulkopuolinen, riippumaton osapuoli kuvaamaan prosesseja
  • on havaittu tarve kehittää prosesseja ja siihen tarvitaan ulkopuolinen apu
  • prosesseja kuvataan 
    • osana laajempaa esim. tilojen tai IT-järjestelmien hanketta
    • organisaatiomuutoksen yhteydessä
    • toimintokustannuslaskennan pohjaksi